学生時代や昔の仲間たちが
久しぶりに集まる同窓会。
そんな同窓会のお知らせとして
使われるのが往復はがき
というものですが、
なかなか見慣れないうえに書く機会も
ほとんどないため書き方が
分かりませんよね。
特に同窓会に欠席しようと
考えている方にとっては、
しっかりと正しい送り方をして
丁寧に断りたいとも考えますよね。
そこで今回は失敗しない
往復はがきの書き方やマナーについて
ご紹介していきたいと思います。
往復はがきの返信の宛名の正しい書き方は？マナーがあるの？
往復はがきとは、差出人が
メッセージを送る往信用はがきと、
受け取った人が返事を返すための、
返信用はがきがひと続きの1枚の用紙で作られた
はがきのことを言います。
そのため、普段使うはがきとは、
書き方が異なるため注意が必要です。
まず、往復はがきを受け取った場合、
往信用と返信用が一緒になっているため、
それを切り離します。
返信用はがきの宛名には、
名前の下に「行」や「宛」と
書かれていることが多いです。
返信するときは、この「行」や「宛」を
2本の斜線で消して、個人であれば「様」、
会社などであれば「御中」と
書き換えることに注意しましょう。
さらに、はがき内には「ご」「御」「御芳」
といった言葉が使われていることが多いので、
自身に向けられた言葉の中で、
これらの言葉があれば、
2本の斜線で消しましょう。
また、往復はがきの中には、
出欠席の欄があり、丸で囲めば
回答にはなるのですが、
ここで一言添えておくと
丁寧な印象になります。
例えば、出席の場合は出席の欄を丸で囲み、
下に「させていただきます」や
「いたします」といった言葉です。
逆に欠席の場合は、欠席の欄を丸で囲み、
下に「させていただきます」「いたします」
といった言葉や、欠席の横に
「残念ながら」と一言添えるなどです。
次に、投函をする時ですが、
返信用と往信用を切り離し、
返信用はがきのほうだけ、
投函するようにしましょう。
往信用を投函したり、切り離さないで
そのまま投函することもあるので、
投函の前にしっかりと、
確認をすることをオススメします。
また、往復はがきが送られる場合には
期日が設けられていることが多いため、
かならずその期日までには
回答をするようにしましょう
私自身、はがきを頂いたことがあるですが、
後で回答しようと放置をしてしまい、
結果として迷惑をかけて
しまった経験があるため、
皆さんは受け取ったらすぐに
回答をするように気を付けてください。
往復はがきの返信で欠席の時は？一言添えて差をつける！
往復はがきで同窓会などの会を
欠席する場合、一言添えるだけで
その印象は大きく変わっていきます。
先ほどもご紹介したような、
欠席の場合は、欠席の欄を丸で囲み、
下に「させていただきます」「いたします」
といった言葉を添えたり、
「残念ながら」と一言添えるといったことです。
また、余裕があれば幹事を労う言葉や、
欠席の簡単な理由を書いておくと
より良い印象になります。
例えば、「幹事お疲れ様です。
今回は所用のため、残念ながら
欠席させていただきます」といった言葉です。
せっかくの昔の仲間たちからの
同窓会のお誘いを、
出席か欠席かを丸で囲むだけだと、
どうしても冷たい印象になってしまいます。
次回の同窓会にまた誘いたいと
思われるような丁寧な回答をすることで、
仲間たちの気分を害することなく
気持ち良く断ることができるのです。
まとめ～同窓会シーズンにこそしっかりとした返信を！～
年末年始の時期になると
同窓会が多く開催されることがあります。
しかしそれらの時期は
当然忙しい人が多いのです。
そんな忙しいシーズンの中、
昔の仲間たちで集まろうと
頑張ってくれる幹事がいるのです。
たしかに何年も会っていない
昔の友人たちとの集まりは
億劫にも感じてしまうかもしれません。
しかし、幹事を始めとする
多くの仲間たちに気遣い、
欠席をするのであれば、
丁寧な対応をすることが大切なのです。
見慣れないはがきで戸惑うかもしれませんが、
しっかりとマナーを守り、
丁寧に対応をすれば、
今後も良い関係が続けられるのです。
忙しい時期にこそ、
相手を思いやる気持ちを忘れないことこそが、
重要なポイントなのです。
