書類が片付けられない?どんどん増え続ける書類の片付け方!

スポンサーリンク

気が付けば、家の中や通勤用のバックの中、
会社の机など普段自分が生活する場所に、
書類がたまっていませんか?

整理整頓が得意な方もいますが、
どちらかというと、苦手な方の方が
多いのではないでしょうか?

 

3600人の30~40代の女性を
中心にしたアンケートでは、約35%の方が、

どちらかと言えば片付けられない、
片付けられないと回答しています。

なので、現在、片づけられない方でも同じような方が、
世間に3割はいるという事です!

ちょっと、安心です。

とはいえ、やはり、
片づけられる人間が良いですね。

必要な時に必要なのもがすぐに見つかる。

「探す」という、ストレスのない
生活を送ってみたいですね。

 

整理整頓されていれば、
仕事の段取りや効率も変わるだろう。

ドラマのワンシーンでよくある、美人秘書が

「社長、こちらの書類です」

と、必要な書類をバッグからサッと取り出し、社長へ渡す。

相手からの質問に対しても、
関係のある書類をすぐに探し、

「こちらです」

と、クールな顔で、社長に渡す姿、カッコいいですね。

片付けができる方=できる人

という感じで、憧れますね!

 

ならば、是非、片づけられる人間になってみようという事で、

片づけられる人間になる為のステップを考えてみました!

書類が片付けられないのには実は理由があった!

スポンサーリンク

では、まずは、片づけられない方の
原因を見ていきましょう。

片づけられない方の特徴として、
大体、下記の3つに当てはまります。

1.忙しい
2.資料が増えてしまう
3.捨てられない

大きく分ければ、このあたりですね。

1.忙しい

まず、忙しいについてですが、

これは、実際は、忙しいのではなく、
「忙しい」を言い訳に後回しにしている行動です。

 

つまり、片づける事の優先順位が低い
若しくは、片づける事に苦手意識があり、

取り組みたくない心境の表われです。

 

実際、片づけは、その都度行うと、
5~10分もあれば終わります。

その5~10分も取れない人間、
そこまでの分刻みのスケジュールを組んでいる方は、
いますか?

ほぼいませんよね。

 

一部いるとしたら、大企業の社長クラスですが、

こういった方は、自分で書類や片付けは
行いませんし、それ用の方をしっかり採用しています。

よく考えてみてください。

1日の行動で、5~10分遅れることは、
普通にありますよね。

つまり、「忙しい」といってやらない方は、気持ちの問題です。

2.資料が増えてしまう

資料が増えてしまう方の問題ですが、
調べているとどんどん資料が溜まっていき、

また、直接関係しない資料でも集めてしまう方が、
このタイプです。

熱心に調べたり、完璧主義者、研究家など多いですが、
結局、関係のない資料も必要な資料も山ほど出来ていまい、

必要な時に必要な資料を「探す」ところから始まり、
ストレスがかかります。

 

また、収集後の整理整頓を行わない為、
山積みの中に更に書類・資料が増えるという
悪循環も引き起こされます。

まさに、「資料の山」状態です。

 

このタイプにお勧めなのが、データ化する事ですね。

データ化する事で、資料の整理も簡単に行え、
尚且つ、場所を取らない!

探したいものもすぐに見つかる!

今の時代、文明の力をフル活用しましょう!

3.捨てられない

捨てられない方、多いですね。

捨てないと当然、溜まる一方ですね

このタイプの特徴として、
「後から使うかもしれない」「なんか大事そうだから」

取り合えず保管して、難を逃れようとするタイプです。

 

どちらかというと、責任を取りたくない方に多いですね。

但し、その保管した資料を後から使う確率は
どのくらいあったでしょうか?

特に、保管して1か月使用しなかった資料は、
更に確率は落ちると思います。

 

基本的に1か月使用しないものは、
今後、ほぼほぼ、使用しません。

まれに、3か月後に使用するものもありますが、
大体、1か月で切ってよいです。

 

ここでのポイントは、
後からでも請求できるものかどうかで判断しましょう。

という事です。

物を捨てる際、後で必要になった場合、
新たに請求できるのか、代替えは効くのか

などを必要になった場合の対策を考えて捨てることで、
安心して捨てることが出来ます。

今の世の中、殆どのものが代替えは効きますし、
調べれば、何かしらの答えは出ます。

安心して捨てましょう。

書類の整理にはまずファイル!簡単ファイリングでもう散らからない!

書類のファイルのイメージ画像
ここで、簡単にできるファイリングを紹介します。

書類の量などは、それぞれ全く異なる為、
難しかったのですが、

時間軸を中心にまとめると、
誰でも簡単にファイリングできます。

下記の手順で実施してみてください。

ファイルを3~4個準備する

1日の書類の量によって1週間分を1冊にするのか、
1日分を1冊にするのかを決めます。

1日の書類の量が少なければ、1週間で1冊でよいです。

本日の書類を整理し必要な書類のみ本日のファイル(今週のファイル)に綴じる

この書類を整理する時間は必ず、毎日習慣化しましょう。

毎日行えば、5~10分で終わります

1か月で1巡

1か月後には、1巡し、
2巡目に入ります。

ファイルには、1か月前に綴じた書類があるので、
ここで、この書類が、今も必要かを判断します。

不要なら捨てる。

必要ならパソコンにデータとして残す。
この時もファイル名を内容がわかる名前で
保存する事が大事です。

後から探す際、1回1回、ファイルを開けることも手間ですので
空になったファイルに、本日の必要な書類を綴じる。

毎日繰り返す

これだけです。

これを繰り返すだけで、必要な書類だけ残りますし、
時間軸で管理している為、
保管した書類を探す際も、手帳から日付を特定しやすくなります。

まとめ

大量の書類のイメージ画像
整理整頓が苦手な方、書類のファイリングが苦手な方は、
まずは、「捨てる」勇気を持ちましょう。

管理する書類が少なければ、気持ちも楽です。

また、書類が多ければ、日別で管理し、
管理範囲を狭めていきましょう。

管理しなければ、探す際、探す範囲は、
現時点~過去すべてになりますが、管理する事で

現時点~過去のある一定の日まで
という事になり、探す効率も断然違います。

 

「片づけられない」のが嫌だと思った時が
スタートを切るチャンスです。

まずは、初めの1か月を頑張ってみましょう。

1か月間意識的に取り組むと習慣化してきます。

習慣化すると無意識のうちに出来るようになってきます。

この域になるまでは、意識的に行動しましょう!

タイトルとURLをコピーしました